La Politique d’acquisition des archives privées est l’outil permettant à la SHBJ de :

1. 1. Contribuer à la sauvegarde et à la préservation du patrimoine archivistique régional ; 
   2. Encadrer la gestion d’acquisition d’archives privées à la SHBJ ;
   3. Assurer une gestion responsable et adéquate de l’espace et des réserves de la SHBJ ;
   4. Répondre aux besoins des chercheurs et aux courants de recherche actuels ;
   5. Favoriser la diffusion du patrimoine documentaire.

Les principes de base de la politique d’acquisition orientent les champs d’intervention, ainsi que les critères et les mécanismes d’acquisition.

1. 1. Respect de la législation régissant la pratique archivistique au Québec ;
   2. Respect des principes archivistiques reconnus, tels que le principe de respect des fonds et le principe de territorialité ;
   3. Considération de l’espace disponible, des ressources financières, humaines et matérielles de la SHBJ pour conserver et rendre accessibles les documents offerts.

Les critères d’évaluation des priorités en matière d’acquisition d’archives privées:

1. 1. Importance historique des documents et l’intérêt pour la recherche ;
   2. Originalité, authenticité et cohérence des documents (pas de reproductions) ;
   3. Sécurité des fonds, des locaux et du personnel (pas de moisissure, pas de produits dangereux) ;
   4. Complémentarité avec des documents déjà conservés à la SHBJ ou le développement de sources documentaires sous-représentées ;
   5. Absence de restrictions (consultation, reproduction, publication) ;
   6. Capacités de conservation de la SHBJ et volume de traitement ;
   7. État de conservation et de classement des documents ;
   8. Les conditions de cession des droits d’auteur sur les documents ;
   9. La rareté des documents ;
   10. Le potentiel de mise en valeur.

1. 1. Les modes privilégiés sont la donation et le legs ;
   2. Toute acquisition doit faire l’objet d’une entente sous la forme d’une convention de donation signée par le cédant et précisant les droits et obligations des parties ;
   3. Aucun prêt ne sera accepté sans contrepartie financière.

La présente politique fut approuvée le 22 février 2022.